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Salons professionnels, conférences, ateliers : tout type de rencontre d’entreprise représente une occasion importante pour faire connaître sa marque et améliorer sa réputation. Organiser un événement est cependant une tâche complexe, surtout si vous souhaitez le faire de manière durable.
Nous parlons de durabilité car c’est une valeur de plus en plus présente dans les exigences des consommateurs et désormais partagée également par les entreprises qui cherchent, pas à pas, à réduire leur impact environnemental.
Découvrons pourquoi les événements sont un excellent outil commercial pour votre marque et comment vous pourriez les organiser de façon écologique !
Les événements sont importants pour l’image de marque, surtout s’ils sont organisés de manière durable
Du tri sélectif au car sharing en passant par les projets sans plastique : les entreprises qui veulent miser sur la durabilité utilisent souvent des projets et des rencontres pour faire connaître au public leur engagement pour l’environnement, encourager la coopération entre entreprises et promouvoir la participation active des employés et clients.
Les événements d’entreprise sont donc importants pour communiquer au public les valeurs de la marque et les initiatives en faveur de la collectivité, et pour encourager toujours plus de personnes à adopter des modes de vie plus durables. Ce ne sont toutefois pas les seuls motifs qui poussent les entreprises à organiser ce type d’événements.
En effet, de nombreuses marques organisent des événements éco-responsables pour :
- attirer de nouveaux clients et augmenter les ventes,
- entrer en contact avec d’autres spécialistes du secteur, trouver des partenaires et découvrir les nouveautés du marché ;
- faire connaître leur marque, communiquer leur mission et créer une réputation positive ;
- lancer un nouveau produit ou service ou inaugurer un nouveau siège, un point de vente, un showroom ;
- augmenter l'engagement d’entreprise, c’est-à-dire impliquer davantage non seulement les clients mais aussi les employés.
En somme, les événements sont de véritables cartes de visite pour une entreprise.
Ils doivent donc être organisés en prêtant attention même au moindre détail afin de refléter l’image (et les objectifs) de la marque et répondre aux attentes du public.
Comment organiser votre événement de manière durable
Avant tout, pour organiser un événement, il est important de définir plusieurs éléments fondamentaux :
- Quel type de rencontre sera-t-il ?
Il peut s’agir d’un dîner ou d’un apéritif pour collègues et partenaires, d’une réunion ou d’une conférence pour impliquer d’autres professionnels du secteur et attirer de nouveaux partenaires ou clients, d’une inauguration ou d’une fête dans les locaux à l’occasion d’un événement important… - Quel est le public cible auquel vous souhaitez vous adresser ?
La décision est étroitement liée au point précédent. En effet, un événement donné peut être plus adapté à un certain type de public qu’à un autre. - Quel budget prévoyez-vous ?
Il est important de fixer un budget précis pour ne pas grever les comptes de votre activité. - Quel est le lieu le plus adéquat ?
Il vous faudra trouver un lieu qui convienne au type de rendez-vous, au public choisi et surtout à votre marque. Cela peut être un hôtel, un restaurant, une salle de conférence dans un espace de coworking… - Prévoyez-vous la distribution de goodies ?
Vous pourriez préparer des goodies à offrir aux invités comme forme de remerciement pour leur participation. Les cadeaux publicitaires sont un excellent outil marketing d’entreprise, mais il est important d’y accorder beaucoup d’attention : dans ce type d’occasions, il est essentiel qu’ils soient des produits écologiques ou sans plastique, de préférence personnalisés avec le logo de votre activité.
Une fois les éléments généraux définis, vous pouvez vous consacrer aux détails qui rendront votre événement unique et surtout écologique. Voici quelques conseils.
1. Réduire au maximum l’utilisation de papier
Aujourd’hui, il est possible d’organiser des événements presque entièrement sans papier grâce à la technologie, qui permet de mettre en ligne tout type de support.
Mais comment faire ?
Vous pouvez envoyer les invitations par e-mail ! Même les brochures, catalogues, diapositives et autres documents partagés pendant la journée peuvent être transmis en version numérique. Certains hôtels mettent à disposition des écrans à faible consommation d’énergie, placés à l’entrée et dans les couloirs pour indiquer les destinations et le nom des salles, réduisant ainsi l’usage du papier imprimé.
Pour contrôler les tickets à l’entrée des salles de l’événement, vous pouvez installer une réception sans papier où il suffira de présenter un code numérique pour identifier les participants. En alternative, vous pouvez activer un service de check-in en ligne qui accélérera le processus de reconnaissance des invités.
2. Lieu et aménagement durables
Un événement durable devrait se dérouler dans un lieu à faible impact environnemental qui utilise des énergies renouvelables. Mieux encore s’il est bien desservi par les transports en commun ou des pistes cyclables, afin de permettre aux invités de se rendre à l’événement en choisissant parmi plusieurs alternatives de transport durables. En effet, de plus en plus de personnes optent pour le vélo ou la trottinette électrique pour se déplacer en ville.
Si possible, utilisez des matériaux recyclés - ou recyclables - pour un aménagement de qualité avec un impact minimal sur l’environnement. Vous pouvez faire appel à des associations et des professionnels de la décoration qui pourront créer pour vous des décorations zéro déchet.
3. Rafraîchissement local
Vous voulez réjouir vos invités avec un petit rafraîchissement ? Vous disposez également de plusieurs alternatives écologiques : vous pouvez faire appel à des traiteurs, restaurants éco-responsables ou fournisseurs proposant des produits locaux, de préférence en circuit court, avec de la vaisselle lavable ou recyclable.
Méfiez-vous cependant du gaspillage ! Ne soyez pas excessif dans les quantités : dans ce cas, il est important de trouver un compromis en tenant compte du nombre attendu de participants. Si possible, assurez-vous que les restes soient donnés ou remis à des associations qui pourront s’en occuper.
Enfin, vous pouvez mettre à disposition des fontaines d’eau dans différentes zones des locaux, afin que les participants puissent remplir leurs verres et gourdes (vous pouvez en distribuer comme cadeau de bienvenue pour qu’ils les utilisent pendant l’événement) autant de fois qu’ils le souhaitent.
4. Aménagez des zones avec des poubelles de tri sélectif
Un événement durable ne peut pas se passer de la possibilité de faire le tri sélectif : pensez à installer dans plusieurs zones des locaux des contenants pour la collecte des déchets organiques, plastiques, papiers, verres et matériaux non recyclables (déchets résiduels).
5. Adoptez des solutions écologiques pour réduire les émissions de CO2
Lorsqu’on organise un événement green, ce sont les détails qui font la différence. C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer des solutions pour réduire autant que possible les émissions de CO2.
Tout d’abord, vous pouvez choisir, comme déjà mentionné, un lieu respectueux de l’environnement et facile d’accès, et trouver des alternatives pour les déplacements des participants : par exemple, vous pourriez organiser un service de navette pour transporter plusieurs invités en un seul trajet, ou créer des groupes sur les réseaux sociaux permettant aux participants de s’organiser et de partager un taxi ou un trajet en voiture. Ce sont aussi des alternatives qui permettent de réduire les frais de déplacement.
6. Distribuez des goodies durables accompagnés d’un emballage bio-écologique
Une entreprise qui mise sur la durabilité peut le démontrer aussi dans le choix de gadgets promotionnels sans plastique à distribuer pendant l’événement.
Ce type de cadeaux est très courant lors des conférences et salons, et sert aux entreprises comme forme de remerciement envers les participants pour leur présence. L’objet offert doit représenter l’entreprise, il est donc conseillé de le personnaliser avec son propre logo.
Généralement, il s’agit d’objets pratiques, pouvant être utilisés quotidiennement au bureau ou à domicile, comme une tasse ou un agenda. Mais si vous organisez un événement durable, vous pouvez viser plus loin en choisissant des objets écologiques tels que des sacs de courses en tissu maille de coton, des gourdes thermiques ou des batteries externes en bambou !
Un cadeau d’entreprise présenté dans une emballage bien pensé, personnalisé et écologique, sera difficilement jeté à la fin de l’événement et représentera un souvenir que vos invités pourront conserver longtemps.
Le choix des matériaux pour l’emballage compte aussi beaucoup. Parmi les divers types d’emballages écologiques disponibles, il y a aussi le textile, qui peut constituer un excellent substitut aux emballages plastiques traditionnels, grâce à la grande variété de tissus naturels et certifiés, tels que le chanvre, la jute, le coton, le lin…
L’emballage en tissu peut vraiment faire la différence dans un cadeau, car il fait aussi partie du présent et pourra être utilisé longtemps puisqu’il est résistant, lavable et réutilisable à de nombreuses fins.
De plus, les sacs peuvent être personnalisés dans chaque détail, vous permettant ainsi de créer un emballage sur mesure pour vos goodies et vos objectifs promotionnels.
Voici quelques idées par secteur :
- sacs de grande taille pour les secteurs de l’hôtellerie, de la chaussure et de la sellerie
- sacs en tissus sophistiqués pour les marques de luxe
- sacs de courses en tissus naturels pour les aliments et cosmétiques naturels
- pochettes pour maquillage et accessoires pour les marques cosmétiques
Comment choisir le tissu le plus adapté pour votre marque
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